Arsip Beres, Pelayanan Joss! Dishub Klaten Ikuti Desk Pengawasan Kearsipan 2026, Ini 7 Temuan Pentingnya

Senin, 9 Maret 2026, perwakilan Dishub Klaten menghadiri Desk Pengawasan Kearsipan Tahun 2026 yang digelar di Ruang Rapat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kabupaten Klaten. Agenda ini merupakan bagian dari rangkaian pengawasan kearsipan internal terhadap seluruh Perangkat Daerah di Kabupaten Klaten.​

Kegiatan pengawasan kearsipan ini bukan kegiatan dadakan. Dasar hukumnya jelas, yaitu Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan, ditambah Keputusan ANRI Nomor 130 Tahun 2025 tentang Instrumen Pengawasan Kearsipan, serta Peraturan Daerah Kabupaten Klaten Nomor 10 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan Kearsipan.​

33 OPD Diaudit, Dishub Klaten Kebagian Senin Pagi

Berdasarkan Surat Pemberitahuan dari Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten Nomor B/000.5.15.1/172/2026/27 tertanggal 20 Februari 2026 yang ditandatangani oleh Asisten Administrasi Umum Muh Himawan Purnomo, S. STP., M.Si, seluruh Perangkat Daerah diminta menyiapkan bukti dukung dan menugaskan Kasubbag Umum Kepegawaian beserta satu orang Arsiparis atau Pengelola Arsip untuk hadir sesuai jadwal.​

Dishub Klaten mendapat jadwal pada Senin, 9 Maret 2026 pukul 09.00 - 11.00 WIB, bersamaan dengan Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kabupaten Klaten. Total ada 33 OPD dan Bagian di lingkungan Setda yang dijadwalkan mengikuti desk pengawasan kearsipan sepanjang 2 - 13 Maret 2026.​

Tim Penilai Bongkar Temuan, Dishub Klaten Terima 7 Catatan Penting

Setelah proses desk dilaksanakan, Tim Penilai Kearsipan dari Dispersip menyampaikan sejumlah temuan dan rekomendasi yang harus ditindaklanjuti. Berikut 7 catatan penting hasil desk pengawasan kearsipan:

1. Perbup Tata Naskah Dinas Harus Jadi Pedoman Utama

Tim Penilai menemukan masih ada beberapa kesalahan penulisan tata naskah dinas, khususnya pada pembuatan Surat Tugas, Surat Perintah, dan Undangan yang terdeteksi lewat pengecekan di aplikasi SRIKANDI. Admin SRIKANDI diminta lebih selektif dan teliti saat melakukan verifikasi surat yang diajukan untuk Tanda Tangan Elektronik (TTE).​

2. Surat Masuk Manual Wajib Didaftarkan di SRIKANDI

Surat masuk yang masih menggunakan tanda tangan manual (konvensional) harus secara rutin dimasukkan ke dalam aplikasi SRIKANDI untuk didaftarkan pada Log Naskah Masuk. Ini penting supaya pengendalian naskah dinas tetap terjaga baik elektronik maupun konvensional.​

3. Pemindahan Arsip Inaktif Bidang Lalu Lintas Belum Lengkap

Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan untuk Bidang Lalu Lintas dinilai belum lengkap. Tim meminta agar ditambahkan kelengkapan dokumen seperti yang sudah dilakukan oleh Bidang Angkutan dan Sekretariat. Pemindahan arsip inaktif harus dilengkapi dengan Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan dan Berita Acara Pemindahan sesuai prosedur.​

4. Pemusnahan Arsip Menunggu Verifikasi Dispersip

Proses pemusnahan arsip yang sudah diajukan verifikasinya ke Dispersip masih menunggu persetujuan (acc) dari Tim Dispersip. Setelah mendapat persetujuan, proses akan ditindaklanjuti ke Bagian Hukum Setda. Sementara menunggu, Dishub Klaten diminta menyiapkan notula rapat penilaian dan draft SK Tim Pemusnahan Arsip.​

5. Out Indicator Peminjaman Arsip Harus Dilengkapi

Sarana pencatatan peminjaman arsip berupa out indicator pada filling cabinet harus dilengkapi isinya. Out indicator ini berfungsi sebagai penanda bahwa suatu arsip sedang dipinjam, sehingga memudahkan pelacakan dan menjaga ketertiban penyimpanan.

6. Penataan Dokumen di Map Gantung Harus Sesuai Aturan

Penataan dokumen pada map gantung di dalam filling cabinet harus disesuaikan dengan peraturan penataan dokumen arsip. Ini mencakup penggunaan folder, sekat arsip (guide), dan tata letak yang sesuai kaidah kearsipan agar arsip mudah ditemukan kembali dan terjaga keutuhannya.

7. Deadline Pemenuhan Data Dukung: 20 April 2026

Yang paling penting dicatat: batas waktu pemenuhan perbaikan data dukung adalah tanggal 20 April 2026. Artinya, seluruh catatan temuan di atas harus sudah diperbaiki dan dilengkapi sebelum tenggat tersebut. Tidak ada toleransi keterlambatan karena hasil perbaikan ini akan menjadi dasar penilaian akhir pengawasan kearsipan internal tahun 2026.

SRIKANDI: Jantungnya Tata Kelola Arsip Digital Klaten

Dalam pengawasan kearsipan 2026, aplikasi SRIKANDI menjadi titik sentral penilaian. Hampir seluruh indikator penilaian menyentuh penggunaan aplikasi ini, mulai dari pembuatan naskah dinas, penandatanganan TTE, pengiriman surat, disposisi, hingga pemberkasan arsip aktif dan pemindahan arsip inaktif.

Bukti dukung yang harus disiapkan lewat SRIKANDI antara lain: 10 file surat dari minimal 3 jenis naskah (surat keluar, surat tugas, nota dinas), tangkapan layar verifikasi TTE, dashboard tandatangan naskah, daftar naskah masuk, serta daftar arsip aktif hasil pemberkasan.​

Makanya, pesan dari Tim Penilai Kearsipan sangat jelas: Admin SRIKANDI harus lebih teliti dan selektif. Satu kesalahan kecil di tata naskah dinas bisa berpengaruh ke nilai keseluruhan OPD.

Dishub Klaten Siap Benahi, Target Tuntas Sebelum Deadline

Hasil desk pengawasan kearsipan ini menjadi bahan evaluasi internal yang sangat berharga bagi kami. Dengan 7 catatan temuan yang sudah teridentifikasi, langkah perbaikan bisa langsung difokuskan pada titik-titik yang membutuhkan perhatian.

Beberapa langkah yang akan segera ditindaklanjuti:

• Pengecekan ulang seluruh naskah dinas pada aplikasi SRIKANDI agar sesuai Perbup Tata Naskah Dinas

• Pendaftaran surat masuk konvensional secara rutin ke Log Naskah Masuk SRIKANDI

• Pelengkapan dokumen pemindahan arsip inaktif Bidang Lalu Lintas

• Penyiapan notula dan draft SK Tim Pemusnahan Arsip

• Pelengkapan out indicator dan penataan ulang dokumen di filling cabinet

Semua perbaikan ditargetkan selesai jauh sebelum batas waktu 20 April 2026.

Tertib arsip itu investasi jangka panjang. Bukan cuma soal nilai audit, tapi soal akuntabilitas, transparansi, dan pelayanan publik yang bisa dipertanggungjawabkan. Karena arsip yang rapi hari ini adalah fondasi birokrasi yang kuat untuk masa depan.

Klaten Keren, Dishub Beken!

--

(ace/dishubklt)