Tingkatkan Kompetensi Pengelola Arsip! Dinas Perhubungan Ikuti Bimtek Pemusnahan Arsip Daring Bersertifikat ANRI

Dinas Perhubungan Kabupaten Klaten menunjukkan komitmen terhadap peningkatan kompetensi personel dalam pengelolaan arsip dengan mengikutsertakan Pengelola Arsip dan Admin SRIKANDI dalam Bimbingan Teknis Pemusnahan Arsip yang diselenggarakan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Klaten secara daring. Kegiatan yang berlangsung pada Selasa, 11 November 2025 pukul 08.30 WIB melalui platform Zoom ini merupakan bagian dari upaya standardisasi pengelolaan arsip di seluruh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Kabupaten Klaten.

Perintah Resmi dari Kepala Dinas

Keikutsertaan Tim Dinas Perhubungan dalam bimbingan teknis ini dilakukan berdasarkan Nota Dinas Nomor 000.5.2.6/39/2025 yang dikeluarkan Kepala Dinas Perhubungan Kabupaten Klaten pada tanggal 7 November 2025. Melalui nota dinas ini, Kepala Dinas secara resmi memerintahkan Pengelola Arsip Dinas Perhubungan untuk mengikuti kegiatan pelatihan daring yang diselenggarakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

Materi Komprehensif tentang Pemusnahan Arsip

Bimbingan teknis yang dipandu oleh narasumber bersertifikat dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Tri Yekti Mufidati, S.E., M.Hum. (Arsiparis Ahli Madya), mencakup empat materi pokok yang esensial:

1. Pendahuluan dan Dasar Hukum Pemusnahan Arsip

Materi ini menjelaskan dasar hukum yang mengatur pemusnahan arsip di Indonesia, meliputi:

• Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

• Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Kearsipan

• Peraturan Daerah Nomor 10 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan Kearsipan

• Peraturan Bupati Nomor 58 Tahun 2018 tentang Pedoman Penyusutan Arsip

• Peraturan Bupati Nomor 37 Tahun 2024 tentang Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Daerah

Peserta juga mempelajari definisi arsip dinamis (arsip aktif dan inaktif) dan arsip statis, yang menjadi fondasi pemahaman tentang siklus hidup arsip.

2. Prosedur Penyusutan Arsip yang Terstruktur

Pemusnahan arsip bukan sekadar kegiatan rutin, melainkan proses yang sangat terstruktur dan penuh pertanggungjawaban. Prosedur penyusutan arsip terdiri dari tiga kategori utama:

• Pemindahan Arsip Inaktif: Arsip inaktif dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan setelah melalui penyeleksian, penataan, dan pendaftaran. Proses ini didokumentasikan dalam Berita Acara Pemindahan Arsip.

• Pemusnahan Arsip: Arsip yang tidak lagi bernilai guna dan telah habis retensinya dapat dimusnahkan. Proses ini melibatkan pembentukan Panitia Penilai Arsip, penyeleksian, pembuatan daftar usul musnah, penilaian, permintaan persetujuan, penetapan, dan pelaksanaan pemusnahan.

• Penyerahan Arsip Statis: Arsip yang memiliki nilai sejarah dan kepentingan nasional diserahkan kepada lembaga kearsipan untuk disimpan selamanya sebagai memori kolektif bangsa.

3. Penilaian dan Kriteria Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip hanya dapat dilakukan jika memenuhi empat kriteria ketat:

• Tidak Memiliki Nilai Guna: Arsip tidak lagi berguna bagi pencipta arsip maupun kepentingan masyarakat.

• Telah Habis Retensinya: Arsip telah melampaui jangka waktu retensi yang ditetapkan dalam Jadwal Retensi Arsip.

• Tidak Ada Peraturan Perundang-Undangan yang Melarang: Tidak ada regulasi yang mempersyaratkan penyimpanan arsip tersebut.

• Tidak Berkaitan dengan Penyelesaian Proses Hukum: Arsip tidak terlibat dalam proses hukum atau perkara yang belum selesai.

Penilaian arsip melibatkan Panitia Penilai Arsip yang terdiri dari Pimpinan Unit Kearsipan, Pimpinan Unit Pengolah, dan Arsiparis/Pengelola Arsip. Hasil penilaian dituangkan dalam Surat Pertimbangan Panitia Penilai Arsip yang disertai Notula Rapat Penilaian.

4. Rekomendasi dan Implementasi di Kabupaten Klaten

Narasumber memberikan sejumlah rekomendasi penting untuk implementasi pemusnahan arsip yang efektif di Pemerintah Daerah Kabupaten Klaten:

• Pemenuhan Kelengkapan Dokumen: Semua SKPD harus memastikan kelengkapan dokumen pemusnahan sesuai ketentuan perundang-undangan.

• Penilaian Arsip yang Telah Selesai Retensinya: Arsip yang retensinya sudah habis dan memenuhi syarat untuk dimusnahkan harus segera dinilai berdasarkan Jadwal Retensi Arsip yang berlaku.

• Penyerahan Arsip Bernilai Permanen: Arsip dengan keterangan "permanen" berdasarkan Jadwal Retensi Arsip harus diserahkan kepada lembaga kearsipan.

• Pemindahan Arsip Inaktif: Arsip inaktif dengan retensi sekurang-kurangnya 10 tahun dari OPD harus dipindahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah.

Pemasalahan dan Tantangan di Lapangan

Narasumber juga menggarisbawahi bahwa pemusnahan arsip di Kabupaten Klaten belum dilaksanakan secara maksimal. Oleh karena itu, diperlukan:

• Komitmen Pimpinan SKPD: Setiap pimpinan SKPD harus memahami pentingnya pemusnahan arsip dan memberikan dukungan penuh.

• Kerjasama yang Baik dengan Pengelola Arsip: Koordinasi yang solid antara pimpinan, pengelola arsip, dan unit kerja sangat diperlukan.

• Pelaksanaan Pemusnahan Secara Rutin: Pemusnahan arsip harus dijadwalkan secara rutin, bukan kegiatan sekali-kali.

Prosedur Pelaksanaan Pemusnahan di Lapangan

Ketika arsip telah ditetapkan untuk dimusnahkan, pelaksanaannya harus memenuhi standar ketat:

• Pemusnahan dilaksanakan secara total, baik fisik maupun informasinya harus tidak dapat dikenali lagi.

• Metode pemusnahan dapat dilakukan dengan cara: dibakar, dicacah (dipotong), atau pulping (diubah menjadi bubur kertas).

• Pemusnahan disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) orang pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip.

• Setiap pelaksanaan pemusnahan harus didokumentasikan dalam Berita Acara Pemusnahan Arsip yang mencantumkan daftar arsip yang dimusnahkan.

Arsip yang Tercipta dari Proses Pemusnahan

Menariknya, proses pemusnahan arsip itu sendiri menghasilkan arsip-arsip baru yang berstatus arsip vital dan harus disimpan secara permanen. Arsip-arsip tersebut antara lain:

• Surat Keputusan Penetapan Pemusnahan Arsip

• Notula rapat panitia penilaian arsip

• Keputusan pembentukan panitia penilai arsip

• Surat pertimbangan panitia penilai arsip

• Berita Acara Pemusnahan Arsip dan Daftar Arsip yang Dimusnahkan

• Surat permohonan dan persetujuan pemusnahan arsip

• Dokumentasi fisik pemusnahan (foto/video)

Dampak Positif Bagi Dinas Perhubungan

Keikutsertaan Tim Dinas Perhubungan dalam bimbingan teknis ini memberikan manfaat signifikan:

• Peningkatan Kompetensi: Pengelola arsip dan admin SRIKANDI memiliki pemahaman yang lebih mendalam tentang prosedur, regulasi, dan best practices pemusnahan arsip.

• Standardisasi Pengelolaan Arsip: Dinas Perhubungan dapat menerapkan prosedur yang seragam dengan SKPD lainnya dan sesuai dengan standar ANRI.

• Akuntabilitas dan Transparansi: Pengelolaan arsip yang profesional meningkatkan akuntabilitas dan transparansi dalam setiap keputusan pemusnahan.

• Efisiensi Ruang dan Sumber Daya: Dengan pemusnahan arsip yang tepat, ruang penyimpanan dapat dioptimalkan dan biaya pemeliharaan berkurang.

Komitmen Dinas Perhubungan ke Depan

Kepala Dinas Perhubungan Kabupaten Klaten berkomitmen untuk:

• Menerapkan prosedur pemusnahan arsip sesuai dengan pedoman yang telah diterima.

• Membentuk Panitia Penilai Arsip yang profesional dan independen.

• Melaksanakan pemusnahan arsip secara berkala, bukan sekali-kali.

• Memastikan semua dokumen yang dihasilkan dari proses pemusnahan disimpan dengan baik sebagai arsip vital.

• Melakukan sosialisasi kepada seluruh unit kerja di Dinas Perhubungan tentang pentingnya pengelolaan arsip yang baik.

Materi Bimtek Pemusnahan Arsip via Daring bisa diakses pada link dibawah ini

(ace/dishubklt)